为规范江西省上饶市红十字基金会（ 以下简称“上饶红基会”） 日常行政工作，保障各项工作有序进行，特制定本制度。

第一章 行为规范

第一条  主动维护 良好的办公环境秩序 ，营造团结、互助、尊重、信任的工作氛围。

第二条  做到上传下达、信息畅通、各尽其职、履行工作职责。

第三条  外出活动或接待需统一着上饶红基会工作服，下装为深色长裤。

第四条  保持个人办公桌面及周边办公环境干净整洁，爱护公物。

第五条  接待来访人员或电话接待，做到热情、礼貌，语言沟通亲切、真诚。

第六条  资源善用、勤俭节约。

第二章 办公用品管理

第七条  工作人员应妥善保管、爱护使用日常办公用品。

第八条  对常用的办公用品类别制定常规办公用品 目录，由专门人员遵照采购流程统一购入。

第九条  申领办公用品需做好登记备案。

第十条  遵循环保节约的原则，办公文具、用 品、 电器选购可循环利用、补充耗材等物件（如可替换笔芯的书写笔），员工应配合使用。

第十一条  外借的办公用具、 电脑、 电器等保持完好的使用状况，应及时归还原处，并做好借出归还的登记备案。

第三章 档案管理

第十二条  建档范围包含各类申请、登记、审批、会议、人事、财务文件的原件，有关部门交流下发的文件材料、各类活动、会议的照片、视频、音频资料，捐方与受助方有关资料，各类决议、决定、制度等规范性文件，各类重要记录、工作计划、工作总结及其他具有利用和保存价值的文件材料等。

第十三条  档案管理实行集中与分散管理相结合的机制。正在使用的各类档案材料由相关部门管理，每月项目活动结束的各类档案材料在办公室集中保存管理，并确保档案的安全，做好档案防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等保管工作。

第十四条  档案分类应依据档案来源、时间、题目、 内容等顺序分类管理，并建立明晰的案卷目录。

第十五条  凡需使用档案，均须填写档案调阅单，经批准后方可借阅，借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性。如纪检、监察、财政、审计、公安、检察等依法执行公务，需要查阅上饶红基会档案，档案管理人员应予以配合、协助，事前向分管领导和秘书长或理事长报告。

第四章 印章管理

第十六条  启用四枚印章，即江西省上饶市红十字基金会公章、江西省上饶市红十字基金会合同章、法人章及江西省上饶市红十字基金会财务专用章。

第十七条  印章实行专人管理（公章暂由市红会代管、其余印章由办公室邹辉敏和项目一部王捎进行管理）并对印章的安全管理和规范使用负责，不得随意放置、越权或超范围用印。

第十八条  建立印章管理使用档案，专人使用、领取和归还印章情况在《江西省上饶市红十字基金会印章使用登记表》及相关表格（以下简称《登记表》）予以登记，并做好文件存档。

第十九条  使用印章时，须按要求做好用章登记，将其与所需盖章的文件一并交秘书长或理事长审批，由其签阅后方可盖章；因特殊情况不能及时签阅的，经电话、微信、钉钉等请示同意后，可先加盖公章，后由经办人员补办手续。

第二十条  涉及法律等重要事项需使用印章的，须依照有关规定经秘书长或理事长审核。

第二十一条  印章原则上不携带外出，确因业务需要将印章带出使用的，应事先说明事项，经秘书长或理事长批准后，填写《印章/证书借出申请表》， 由印章管理人员本人或指定专人携带外出用印，其间不得将公章交由他人使用。

第二十二条  工作人员如需要单位出具有关证明，经办人提交用印申请，经秘书长或理事长同意后方可使用。

第二十三条  印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。

第二十四条  若印章在使用、保管过程中不慎遗失，须承担所引起的全部经济损失和法律责任。

第二十五条  印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向办公室报告。

第五章 证书保管

第二十六条  证书由上饶红基会专人管理，妥善地存放在安全的地方。

第二十七条  根据证书管理和使用的有关规定，法人登记证书、税务登记证书挂在上饶红基会部长办公室的显著位置，其他证书和证书副本由专人稳妥保管，确保万无一失。

若要对外使用证书，须经理事长或秘书长同意，并在《印章/证书借出申请表》上签字后，方可借出，并及时归还。

第二十八条  应定期对捐赠证书的管理工作进行自查和监督，确保管理工作的规范和有效。综合部应建立捐赠证书管理台账，及时记录捐赠证书的颁发、作废和归档等情况。

第六章 信息管理

第二十九条  信息披露是指上饶红基会通过官方网站、官方微博、大众媒体及年度报告等方式，向捐方、受助方、社会公众公布的募捐、资助及活动等信息。

第三十条  信息披露内容包括：组织基本信息、 内部管理制度、工作动态、募捐活动、接受捐赠情况、捐赠款物的使用情况、公益信息、财务信息、年度报告及重大事件信息等。